Come essere produttivi: i nostri migliori consigli per essere più produttivi nella vita e nel lavoro

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Crea una lista di cose da fare, non una lista di cose da fare, di tre cose che devi fare. Sii realistico riguardo a ciò che puoi realizzare. "Limitare i tuoi obiettivi ti toglie il travolgimento e ti mantiene concentrato", afferma Sarah Knight, autrice di Prendi la tua merda insieme.C'è anche un potere segreto nel numero tre, dice Chris Bailey, autore di Il progetto di produttività: "I tre porcellini, tre medaglie olimpiche, tre parti di una storia: il nostro cervello è cablato per pensare in tre". Quando segui ciò che intendevi fare, finirai la giornata sentendoti benissimo e motivato Domani. E se finisci abbastanza presto, puoi iniziare subito le attività di domani o passare un po 'di tempo fuori.

La tentazione di controllare i social media può raggiungere il picco in estate (o mentre lavori da remoto), quando metà del tuo ufficio è in vacanza o in orari flessibili e la tua energia (e motivazione) diminuisce naturalmente, afferma Bailey. "Ogni volta che rimbalziamo sulle app, il nostro cervello rilascia una dose di dopamina, che rende il nostro telefono più allettante del nostro lavoro effettivo", dice. Non combatterlo; invece, controlla i social media con intenzione. Fai una scansione del feed per vedere cosa sta succedendo, quindi metti il ​​telefono in modalità aereo per l'ora successiva. Quando combatti attraverso la distrazione e porti a termine i compiti, premiati con un po 'di tempo per rilassarti.

Che si tratti di telefonare a un cliente odioso o di dare un senso a punti dati estremamente disparati, le persone efficaci danno la priorità al loro compito più duro. Finire prima l'elemento più impegnativo e importante di una lista di cose da fare (una strategia consigliata da Brian Tracy nel suo libro best-seller Mangia quella rana!) libera energia mentale che altrimenti sarebbe stata dispersa preoccupandola. E fa sembrare il resto della giornata gestibile al confronto.

"Se non si riceve una sufficiente esposizione alla luce naturale, si può sentire il jet lag", afferma Christopher Meek, professore associato di architettura presso l'Integrated Design Lab dell'Università di Washington. “Questo accade perché i tuoi ritmi circadiani, compreso il modo in cui il tuo corpo risponde ai cambiamenti del livello di luce tra il giorno e la notte, vengono interrotti. Cerca di uscire la mattina, quando il tuo corpo desidera ardentemente la luminosità, e poi stare vicino a una finestra un paio di volte al giorno quando senti che stai rallentando. Ottenere abbastanza luce solare può stimolare il tuo orologio interno, fornendoti l'energia di cui hai bisogno ".

È naturale allontanarsi dal lavoro, ma procrastinare senza pensare riduce la produttività. Per capire quando colpisce la procrastinazione, Knight consiglia di avviare un diario del tempo. Come con un diario alimentare (ricordi quelli?), Scrivi come hai speso ogni minuto della tua giornata per vedere quando la distrazione si insinua (ad esempio, cerchi ricette per la cena alle 15:00). Non ignorarlo, pianificalo. Adatta il tuo programma a quando sei più concentrato (e quando non lo sei) programmando periodi di grazia per il tempo libero della mente.

"Un'azienda tecnologica con cui ho lavorato ha scoperto che i suoi dipendenti sono diventati più produttivi dopo che il supervisore ha iniziato a offrire un elogio al giorno", afferma Michelle Gielan, cofondatrice dell'Istituto per la ricerca positiva applicata, una società che lavora con aziende e scuole per aumentare la produttività e felicità. "Non era che ogni persona avesse ricevuto un complimento. È bastata un'osservazione lusinghiera per far sentire tutti, compreso il manager, più positivi. Perché? Che tu sorrida o guardi qualcun altro sorridere, l'espressione felice del viso può stimolare il tuo cervello a liberarsi dopamina, una sostanza chimica che aiuta a controllare i centri di ricompensa del tuo corpo e, a sua volta, aumenta la tua produttività Ingranaggio."

Le persone passano dall'essere vigili all'essere stanchi circa una volta ogni 90 minuti, secondo Tony Schwartz, autore e fondatore di Il progetto energetico. Schwartz stesso era solito dedicare 10 ore di maratone a scrivere i suoi libri. Ma imparare a gestire la sua energia in modo più efficace - ora scrive in tre intervalli mirati di 90 minuti, con pause tra l'esercizio e la socializzazione - ha raddoppiato la sua produttività, dice. Per completare un manoscritto ci voleva un anno, ma ora può sbattere fuori un libro ...Il modo in cui lavoriamo non funziona è il suo ultimo New York Times bestseller, in soli sei mesi.

Prova a fare della tua attività mattutina preferita, sorseggiare il tè, passeggiare per l'isolato, un rituale pre-lavoro per liberare la mente. Dedicare alcuni minuti al relax e alla centratura può aiutare a cancellare e persino a prevenire lo sfibramento mentale, secondo Paul Silverman, un executive coach per aziende Fortune 500, che attinge alla sua formazione nel buddismo Zen per insegnare ai clienti come sviluppare un'attenzione univoca: "Il lo scopo è quello di approfondire il tuo respiro, renderti energico e aiutarti ad entrare nel momento, completamente concentrato e concentrato - un'abilità che molte persone eccezionali avere."

Sai che bere acqua e fare esercizio fisico fanno bene al tuo corpo, ma possono anche aumentare le capacità intellettuali. Ricerca citata in Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism suggerisce che anche una disidratazione minore può influenzare la cognizione, la vigilanza e la concentrazione. Gli studi dimostrano anche che piccoli periodi di esercizio, ad esempio da 10 a 20 minuti, possono farti sentire più acuto. "Una passeggiata veloce migliora la memoria e aumenta la capacità di generare idee e creare connessioni migliori", afferma Bonnie St. John, coautrice di Micro-resilienza: cambiamenti minori per maggiori aumenti di concentrazione, guida ed energia

"Se hai bisogno di fare molti progressi su un progetto, potresti essere tentato di lavorarci senza sosta", afferma Jonathan Schooler, professore nel dipartimento di scienze psicologiche e cerebrali presso l'Università della California a Santa Barbara. "No. Nessuno può concentrarsi su una singola attività tutto il tempo. Assicurati di spezzare la tua giornata e i tuoi schemi di pensiero impegnandoti regolarmente in un'attività ripetitiva e non intellettualmente faticosa, come passare l'aspirapolvere o fare giardinaggio. Quando la tua mente vaga, la creatività può fluire, permettendoti di sintetizzare le informazioni in un modo unico. Poi, quando ti siedi di nuovo al tuo lavoro, avrai nuove idee e sarai in grado di fare di più ".

Più di un terzo degli americani non ha dormito, secondo il Centri per il controllo delle malattie. "Non importa quanto tu sia coscienzioso, un sonno inadeguato toglie concentrazione, concentrazione ed energia", afferma Silverman. “Ha un impatto importante su ogni aspetto della tua vita. Se ti alzi alle 7, devi dormire alle 11. Non è matematica avanzata. " E poiché e-reader e computer interferiscono con la nostra capacità di dormire, gli esperti consigliano di restare con i libri di carta subito prima di andare a dormire.

Forse semplicemente non hai voglia di lavorare o sei risentito per il fatto che non sei in vacanza o da qualsiasi altra parte. Va bene, dice Sue Rasmussen, autrice di La mia scrivania mi sta facendo impazzire. Possiedi quelle emozioni in modo che non ti consumino. "La maggior parte delle persone ignora ciò che sente e pensa che se si allenta e si allena durante la giornata lavorativa, starà bene", dice. "Ma se ammetti come ti senti, lo supererai più rapidamente." St. John consiglia di provare a invertire i tuoi pensieri da negativi a positivi. Ad esempio, se desideri essere da qualche altra parte, dì: "Sono così felice di essere qui a lavorare a questo progetto". Anche se non lo dici sul serio, dice St. John. "Dicendolo ad alta voce, sposta la tua energia, fa scattare un interruttore nel tuo cervello e ti induce a spingere le tue emozioni in una nuova direzione."

Avere qualcosa da aspettarsi, magari un weekend per ragazze o un giorno libero per te stesso, può aumentare la tua felicità in questo momento, dice Knight. "Stabilire un obiettivo, anche se è solo per arrivare in spiaggia venerdì, può portarti pace in tutte le settimane e nei giorni che precedono quel viaggio", dice. Tieni gli occhi fissi su questo obiettivo.

"Molte persone non pensano di avere il tempo di inserire l'esercizio nei loro impegni", afferma Ted Kennedy, il fondatore di CEO Challenges, che organizza competizioni sportive per amministratori delegati e imprenditori, e cofondatore di Ironman North America. "Ma ho scoperto che impegnarmi in attività di resistenza, come un lungo giro in bicicletta o un triathlon, mi rende più disciplinato e diligente. Se passo qualche giorno senza fare queste cose, la mia produttività diminuisce. La mia energia diminuisce, la mia concentrazione vacilla e non riesco a prendere decisioni così facilmente. Quindi incoraggio le persone, anche quelle che non si considerano atleti, a impegnarsi in un evento fisico, come una maratona o una community di 5 km. Una volta che sarà nel tuo programma, avrai il tempo di allenarti e ti renderai conto che puoi ottenere più risultati in un giorno di quanto pensassi. "

Non aspettare fino a lunedì mattina per iniziare a pensare al tuo programma di lavoro, afferma Julie Morgenstern, esperta di gestione del tempo e autrice di Non controllare mai la posta al mattino. Inizia la pianificazione due settimane prima, in particolare per le settimane e i giorni che precedono una vacanza, una vacanza o l'estate. Identifica esattamente cosa sarai in grado di ottenere e quando affronterai ogni attività. Prenota la prima parte della settimana, quando sono in giro più colleghi, con riunioni e chiamate. Lascia gli ultimi giorni (spesso tranquilli) prima del fine settimana, un lungo weekend o una settimana di vacanza per il lavoro da solista, come le note spese. Annota i potenziali blocchi stradali in modo da essere pronto per aggirarli.

Bandisci le interruzioni dei colleghi che entrano per chattare (o anche delle persone che hanno bisogno di te per motivi legittimi). Morgenstern suggerisce questa linea di uscita: "Voglio darti la mia totale attenzione ma non posso dartela ora". Quindi offri un'ora e una data per incontrarci, in futuro. Anche efficace, afferma Shari McGuire, esperta di gestione del tempo e autrice di Riprenditi il ​​tuo tempo: stare in piedi alla scrivania, che tacitamente "comunica l'urgenza di concludere le cose". Ma non saltare il pranzo o le pause, dice Morgenstern: "Finirai per lavorare più duramente e più a lungo, ma non in modo altrettanto efficace".

Metti da parte due blocchi da 45 minuti al giorno per elaborare in batch i messaggi. Il controllo costante della posta elettronica e dei social media "è il nemico numero uno della produttività", afferma Morgenstern. Questa non è una novità per noi, ma oh, che abitudine difficile da rompere.

"Tendo ad evitare progetti che sembrano troppo grandi, quindi per essere produttivo, devo ridurre a misura le attività più impegnative", afferma Kate White, ex redattore capo di Cosmopolita rivista e autore di numerosi libri, tra cui Non dovrei dirtelo.“Lo faccio lavorando a piccoli incrementi. Quando ho iniziato a scrivere romanzi mentre gestivo una rivista, mi sono detto che avrei scritto solo 15 minuti al giorno. Sapevo che lavorare per un breve periodo di tempo era un obiettivo raggiungibile e sono riuscito a scrivere 10 libri proprio in questo modo ".

Inizia stabilendo una chiara dichiarazione di intenti e assegnando obiettivi di progetto incrementali per tenere tutti in pista. Le persone che dedicano tempo a concentrarsi sui piani di progetto prima ancora che il progetto inizi, secondo Silverman, è molto meno probabile che si trovino persi tra le erbacce, chiedendosi come procedere - e procrastinare. "Dedica tutto il tempo di cui hai bisogno a lavorare con i colleghi per ottenere il consenso e definire, fino a una linea molto chiara, ciò che stai cercando di realizzare", dice. La predeterminazione di benchmark misurabili aiuta anche tutti a rimanere concentrati sulle parti di un progetto di cui sono responsabili. Infine, con una chiara dichiarazione di intenti, saprai quando un progetto ha finalmente raggiunto il suo obiettivo e tutti possono chiamarlo un giorno.

In linea con kaizen, Secondo il principio giapponese del miglioramento continuo, le persone produttive hanno l'abilità di analizzare cosa è andato storto con un prototipo floppato o in una conversazione frettolosa con un collega. Ma invece di rimuginare all'infinito sul problema, giurano semplicemente di "impegnarsi meglio come esseri umani, o in qualche modo modificare un po 'le cose la prossima volta", dice Silverman. "Hanno la capacità di apportare miglioramenti incrementali alle loro prestazioni e si chiedono: 'Ok, cosa posso imparare da questo? Cosa posso fare di meglio? '"

Reportage di Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson e Jennie Dorris

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