Organizza la tua vita lavorativa in 5 semplici passaggi

Valuta le email che ricevi ogni giorno. Ricevi newsletter o aggiornamenti che non ti servono? Annulla l'iscrizione, afferma il consulente per la produttività Carson Tate, fondatore della società di consulenza per la produttività Funziona semplicemente. Se un'e-mail impiegherà meno di qualche minuto per gestirla, fallo subito, anche se ciò significa eliminarla o archiviarla. Se è necessario coinvolgere maggiormente la risposta, provare a modificare la riga dell'oggetto in un elemento di azione. “Supponi di aver ricevuto un'email sulla revisione di una presentazione di PowerPoint. Questo è il mio passo di azione che scrivo nella riga dell'oggetto, quindi non devo rileggere l'e-mail ", afferma Tate. Il tuo server di posta elettronica può automatizzare determinate cose che fai spesso? Trasforma le risposte comuni in firme o prova l'archiviazione automatica: “Puoi scrivere automaticamente una regola in Outlook spostare i messaggi dai report diretti nella loro cartella di file ", afferma Tate," il che è ottimo per trovare cose dopo."

Inserisci tutto ciò che fai in un calendario digitale: includi riunioni, sì, ma blocca anche il tempo libero per pranzare. "Un calendario è una manifestazione visiva del tuo tempo e dovresti usarlo come un piano per la tua giornata, non come un luogo dove gli altri possono pianificare la tua giornata per te", afferma John Zeratsky, coautore di Trova il tempo: come concentrarti su ciò che conta ogni giorno ($19; amazon.com). A Rasmussen piace Acuity Scheduling, una piattaforma che ti consente di verificare la tua disponibilità con clienti e colleghi. Un calendario organizzato può mostrare quanto bene (o male) gestisci il tuo tempo, osserva Zeratsky. "Quando le settimane sembrano davvero pazze, guarderò indietro. Un po 'di riflessione mi aiuta a pianificare meglio in futuro. "

Cerca di ridurre i fogli sparsi sulla scrivania, afferma Rasmussen. (Per ridurre ulteriormente il disordine, scansiona i documenti che vuoi conservare e crea un Google Drive cartella per i file in modo che sia possibile accedervi ovunque.) Ordinare i documenti in categorie a seconda che devi leggerli, archiviarli, mandarti a fare una commissione, chiamare qualcuno o andare online per seguirlo su. Ti senti sopraffatto da tutto il giornale? Scegli solo un'area del tuo spazio di lavoro - può essere piccola come un cassetto o grande quanto l'intero desktop - e ripulisci tutto ciò che sai di non aver bisogno. Ripeti su più aree fino a coprire l'intero ufficio.

Prendi in prestito la struttura organizzativa degli smartphone. App simili (ad esempio app per la salute o app per lo shopping) possono essere raggruppate in cartelle. Tate suggerisce di usarlo come principio guida per l'organizzazione dei file del computer. Anche l'aggiunta di date ai nomi delle cartelle può essere utile; questo è un buon momento per verificare le linee guida sulla conservazione dei documenti digitali della tua azienda e scoprire per quanto tempo è necessario archiviare i documenti e cosa è possibile eliminare. Per i documenti che conservi, "pensa a come e quando li recuperi", afferma Tate. I file che usi frequentemente dovrebbero essere di facile accesso. "Per nominare i file per il tuo sistema di recupero, guarda il documento e chiediti" Qual è la prima cosa Mi viene in mente quando guardo questo documento? "Qualunque cosa mi venga in mente prima è il nome del tuo file", lei dice.

Lauren McGoodwin, fondatrice e CEO di Carriera Contessa, un sito di carriera per donne, suggerisce di scrivere le attività del giorno successivo prima di lasciare l'ufficio ogni notte. “Cerco di mettere i miei compiti in livelli prioritari. Li divido in "alta priorità", "vittorie facili" e "posso aspettare il giorno successivo" ", afferma. In questo modo la aiuta a includere cose da fare personali, come l'esercizio fisico, perché può vedere quando avrà sacche di tempo. Se rendere la tua lista digitale o analogica dipende da te. Alcune ricerche mostrano che scrivere un'attività può aumentare le probabilità di raggiungerla. Tate afferma di preferire elenchi digitali perché può essere difficile concettualizzare progetti futuri se non si dispone di uno spazio fisico per loro nel proprio pianificatore di carta; puoi facilmente tenere traccia dei mesi e degli anni futuri in formato digitale.