Come conservare e organizzare documenti importanti a casa

Persino il più complicato e traboccante archivio di documenti personali può essere messo in discussione - basta solo un po 'di tempo, pazienza e una solida strategia di archiviazione della carta. Che tu sia appena uscito da scuola e in età adulta per la prima voltao vivere in una casa piena di bambini, ognuno con il proprio set di importanti documenti personali, è necessario un sistema di conservazione della carta permanente che può aiutarti a ordinare qualsiasi cosa, dai reclami assicurativi alla carta di credito dichiarazioni. Ecco come trovare e archiviare documenti importanti nel modo più semplice possibile a casa.

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1. Disporre le pile

Inizia ordinando i documenti in categorie (famiglia, scuola, animali domestici). Distruggere documenti obsoleti o non necessari che contengono informazioni personali, come il tuo nome, indirizzo, e in particolare la sicurezza sociale o il numero di carta di credito. I documenti meno sensibili possono essere semplicemente riciclati.

2. Ordina con facilità

Crea le etichette con le categorie più grandi elencate per prime, seguite da descrizioni più restrittive ("Medical: Julie" o "Taxes: 2017"). Utilizza le cartelle manila con tutte le schede di destra o di sinistra (sono più veloci da sfogliare rispetto alle schede di posizione assortite) e in ordine alfabetico.

3. Dimensioni appropriate

Determina la quantità di spazio di archiviazione necessaria. Se gestisci la maggior parte dei tuoi file in formato digitale, ad esempio, non utilizzare un archivio di grandi dimensioni. È uno spreco di spazio e potresti essere tentato di riempirlo con file che non ti servono o elementi che non appartengono a un archivio. Invece, optare per una casella di file desktop.

4. Considera la frequenza

I punti di archiviazione fuori mano (pensate a scaffali alti in armadi meno usati) sono luoghi perfetti per archiviare file come dichiarazioni dei redditi ed estratti conto bancari. Prenota posizioni di facile accesso per gli oggetti di cui hai bisogno più regolarmente, come moduli scolastici e ricette.

5. Crea una piattaforma di atterraggio

Imposta una zona di rilascio giornaliera in un'area ad alto traffico, come la cucina, per la posta in arrivo e le scartoffie. La designazione di un singolo punto eviterà l'accumulo di pile in tutta la casa. Una casella di posta in arrivo o un cesto montato a parete conserverà lo spazio e lo renderà evidente quando gli oggetti traboccano e devono essere trattati. Filtra la posta indesiderata e la carta di riempimento prima di aggiungere qualcosa all'area di rilascio. Indirizza gli oggetti che arrivano qui almeno due volte a settimana, quindi archiviali o riciclali.

6. Tienilo pulito

Esegui una grande scansione dei file a cui accedi regolarmente ogni 3-6 mesi. Archivia o distruggi documenti che non sono più pertinenti. Le dichiarazioni fiscali e i documenti relativi alle riparazioni domestiche devono essere conservati per almeno tre anni.

Bonus: andare senza carta

L'organizzazione digitale dei documenti pone ovviamente meno problemi di spazio e lo strumento di ricerca del tuo computer può aiutarti a trovare esattamente quello che stai cercando. Seguire le stesse linee guida per le etichette digitali come per quelle fisiche. Eseguire il backup dei file su un disco rigido esterno o utilizzare un servizio di archiviazione cloud, come Google Drive. Il Evernote Scannable app (gratuita; iOS) ti aiuta a convertire rapidamente i file cartacei in file digitali.

I nostri esperti

• Anna Bauer,Puntina organizzatore domestico
• Jamie Hord, fondatore di Horderly organizzazione professionale
• Clea Shearer e Joanna Teplin, fondatori di La modifica domestica
• Wendy Silberstein, fondatore di L'organizzatore estetico