I 7 comandamenti dell'etichetta e-mail che tutti dovrebbero seguire

"Non rispondere a tutti a meno che ogni singola persona in quella lista di distribuzione non abbia bisogno di sapere cosa devi dire", afferma Aimee Symington, CEO di Finesse Worldwide. Suggerisce di rivedere i nomi nell'elenco e di rispondere solo a coloro che effettivamente richiedono la tua risposta. Ciò può significare rispondere solo al mittente o a tre dei sette destinatari. E se il tuo manager o collega desidera essere copiato su qualcosa, rispetta la sua richiesta.
Le risposte ponderate possono far risparmiare tempo agli altri. "Che si tratti di motivi aziendali o sociali, le persone inizieranno a essere infastidite da un flusso di insignificanti e-mail perché devono smettere di aprirle ”, afferma Diane Gottsman, fondatrice della Protocol School of Texas. Quindi pensaci due volte prima di rispondere con "Non ce la fai", la prossima volta che sei invitato al brunch.

Una buona riga dell'oggetto aiuta i destinatari a dare la priorità alle e-mail, afferma Lizzie Post, conduttrice del podcast di Awesome Etiquette. Qualunque cosa tu faccia, non lasciarlo in bianco. Quando crei una linea tematica, rendila specifica e concisa e osserva l'ortografia e la grammatica. "È la prima cosa che nota una persona", afferma Post.

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Poiché una riga dell'oggetto deve riflettere il contenuto dell'e-mail, gli esperti raccomandano di aggiornare la riga dell'oggetto mentre la conversazione scorre. Evita le righe dell'oggetto che potrebbero minimizzare l'urgenza di un'e-mail (pensa: "domanda veloce" per intitolare a grave problema di lavoro) o far perdere a qualcuno un messaggio che pensa di aver già letto, spiega Gottsman. Suggerisce di iniziare una nuova discussione se un'e-mail si è allontanata troppo dal messaggio originale.

Sebbene gli esperti non siano d'accordo su un tempo di risposta adeguato per le e-mail, concordano sul fatto che quasi ogni e-mail merita una risposta. Se è sufficiente una semplice risposta ("Capito, grazie" o "Sembra un buon piano"), prova a rispondere non appena leggi un'email.
A volte un'e-mail richiede informazioni che potrebbero richiedere alcuni giorni per essere raccolte, ma ciò non significa che ti sia permesso di lasciare le persone in sospeso. "Fai sapere loro che hai ricevuto la loro e-mail e ti ricontatteranno quando puoi", afferma Symington.
E ricorda di utilizzare un messaggio di risposta automatica se sei in viaggio o fuori dall'ufficio, aggiunge, quindi gli altri sanno che non dovrebbero aspettarsi una risposta.

"Assicurati di inoltrare le persone giuste per i giusti motivi", afferma Post. Prima di inoltrare, valuta la sensibilità del contenuto, inclusi eventuali allegati, i nomi e le informazioni di contatto per tutti coloro che sono associati al messaggio. Alcune persone preferiscono che le loro informazioni di contatto rimangano private. Se una discussione contiene troppi punti dettagliati di una discussione, inizia una nuova e-mail.

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Siamo stati tutti lì. Un virus prende piede e prima che lo sappiamo, stiamo spammando il nonno con collegamenti che farebbero arrossire chiunque. Se ricevi quello che è ovviamente un virus, informa la vittima che potrebbe non essere al corrente di ciò che sta accadendo. "Di '," Volevo farti sapere che sta succedendo ", dice Symington. "È una cosa carina da fare."

Ti interessa fare una buona impressione di persona, quindi perché non mantenere la tua e-mail allo stesso standard? "La posta elettronica è un tuo riflesso e dovrebbe essere scritta come una lettera più che un testo, pur tenendo presente la brevità", afferma Symington. Controlla l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Tutte le maiuscole indicano che stai urlando e che tutte le lettere minuscole implicano che sei pigro. Troppi caratteri, colori e faccine possono essere irritanti, aggiunge.
Sii amichevole senza cercare di esagerare con l'umorismo. "Err sul lato della cautela anche se hai un senso dell'umorismo", dice Gottsman. Il tono è troppo spesso confuso nelle e-mail e non vuoi diventare poco professionale perché qualcuno non capisce la tua battuta.

Una cosa è se stai consumando un pasto informale con un altro significativo (e la data è domani), ma assolutamente non controlla l'email a una cena, dice Post. Per quanto riguarda le riunioni in ufficio, dipende. Se i colleghi portano telefoni o laptop nelle sale conferenze per accedere alla posta elettronica durante le riunioni, probabilmente va bene. "Essere consapevoli del fatto che le culture aziendali avranno diverse politiche in materia di posta elettronica", afferma. "Conoscere la natura dell'email al lavoro per essere appropriati."