11 segreti per fornire cattive notizie sul lavoro

Invia feedback rapidamente ma non immediatamente.
Non aspettare una revisione annuale per individuare le aree di miglioramento. Porta rapidamente l'attenzione sui problemi in modo che i dettagli siano freschi nelle tue menti. Il giorno dopo un incidente è il punto debole; avere un po 'di tempo reprime le emozioni troppo calde e ti consente di prepararti e di essere più riflessivo con le tue parole. "Al momento, entrambe le parti avranno una reazione più forte e meno utile", afferma Jennifer Porter, managing partner di Gruppo Boda, una società di leadership e sviluppo di team. Le revisioni annuali o trimestrali dovrebbero riguardare gli obiettivi e concentrarsi su un feedback orientato al futuro, ad esempio ciò che qualcuno deve fare di più o meno per avanzare nella loro carriera (“Se dovessi diventare più esperto nell'analisi dei dati, posso vederti passare al prossimo livello").

Ricorda la tua intenzione.
Pensa al motivo per cui vuoi condividere il feedback in primo luogo. "Lo stai facendo perché vuoi aiutare la persona ad avere successo", afferma Porter. Al momento, potrebbe sembrare meno benevolo di quello - potresti pensare che devi solo frenare le cattive abitudini o riparare il lavoro sciatto - ma qualsiasi tipo di feedback aiuta il tuo team a imparare e crescere. Vuoi guadagnare anche la loro fiducia. "Se non fornisci il feedback, qualcun altro farà e potrebbe non fare un buon lavoro come faresti", afferma Freyan Billimoria, direttore delle operazioni di persone presso Skillshare, una comunità di apprendimento online. Durante la conversazione, esprimi la tua intenzione. Di ': "Ti sto dicendo questo perché ci tengo a te e voglio che tu sia il più efficace possibile".

Pensa al contenuto, non alla consegna.
Molti manager si preoccupano di come attenueranno il colpo invece di quello che diranno, afferma Porter. "È come prepararsi a tenere un discorso e concentrarsi su ciò che indosserai piuttosto che sul contenuto della presentazione", osserva. Chiediti: "Qual è il mio messaggio principale? Cosa spero che questa persona porti via dalla conversazione? Cosa voglio succedere dopo? "Scrivi ciò che dirai e fai pratica sotto la doccia o su un collega di fiducia. Concentrati sul comportamento o sull'azione, piuttosto che discutere dei sentimenti, e dare esempi concreti, come "Ho notato che sei stato interrotto sei volte in quella riunione" (rispetto a "Sei stato maleducato colleghi”).

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Inizia con una domanda.
La discussione dovrebbe essere un dialogo, non un monologo. Dì: "Mi piacerebbe avere una conversazione con te per condividere un feedback. Va bene? "È natura umana dire di sì, ma chiedendo il permesso, potresti rafforzare il rapporto, dice Porter. Un'altra tattica: chiedi all'altra persona di condurre la conversazione. Di ': "Mi piacerebbe parlarti X. Cosa pensi sia andato bene? Cosa pensi di no? "Dai al tuo dipendente il tempo di rispondere. "In molti casi, sanno già dove non riescono", afferma Fran Hauser, autore di Il mito della bella ragazza ($16; amazon.com). "Quando si inquadra la conversazione come una collaborazione anziché una critica, il tono è più favorevole."

Usa meno parole.
Essere il più specifici possibile. Frasi vaghe o cliché ("Devi lavorare sulla tua presenza esecutiva") o feedback ricoperti di zucchero sono fonte di confusione per l'ascoltatore, aumentando la probabilità che perderanno completamente il tuo punto. "Se usi 100 parole per dire che qualcuno non ha rispettato una scadenza, stai spiegando in modo eccessivo", afferma Porter. E una volta caricato con parole di riempimento e ammorbidenti ("So che sei oberato di lavoro"), il feedback inizia a sembrare personale e il pregiudizio può insinuarsi, dice Billimoria. Invece, arriva al punto e menziona ciò che hai osservato. Di ': "Ho notato che abbiamo perso la scadenza per gli ultimi due rapporti. Quello che è successo?"

Non annacquare il tuo messaggio.
L'abitudine comune di bloccare il feedback negativo tra due fette di elogio può essere istintiva, ma è uno dei più grandi errori che i gestori commettono, afferma Billimoria. Nascondere il feedback all'interno di complimenti usa e getta toglie il potere alle tue parole. “La gente lo vede arrivare; poi respingeranno il positivo, aspetteranno il negativo e non si fideranno di quello che hai da dire ", afferma Porter. Cosa puoi fare per essere gentile ma diretto: esprimi il feedback positivamente, afferma Hauser. Dì: "Molto sta andando bene, ma ho un feedback costruttivo su alcune cose che necessitano di miglioramenti" o "Ho alcuni consigli che potrebbero aiutarti."

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Fornire contesto.
Perché ti importa se qualcuno consegna il lavoro in ritardo? O non formatta perfettamente le presentazioni? Le risposte possono essere ovvie per te, ma un dipendente deve capire il perché del tuo feedback. Cerca di inserire note specifiche all'interno del quadro più ampio, ad esempio "Quando il nostro dipartimento è in ritardo con il lavoro, influisce anche su altri team" o "Quando i tuoi dati finanziari sembrare disallineato, può dare alle persone una mancanza di fiducia nei tuoi numeri ". Spiegare perché il tuo feedback è importante, afferma Hauser, può semplificare la consegna e sentire.

Sii empatico.
Ricevere commenti critici è difficile. "Non importa quanto sei bravo a fornire feedback. Punge ancora ", dice Porter. Non essere troppo duro, ascolta la prospettiva dell'altra persona e mantieni la calma. Inoltre, evita la parola "tu" se puoi. "Scelte di parole sottili possono far sembrare la conversazione un dialogo piuttosto che un attacco", afferma Hauser. Ad esempio, invece di dire: "Questo è quello che penso che avresti potuto fare diversamente", dire, "Questo è quello che penso che avrebbe potuto essere fatto diversamente".

Fallo faccia a faccia.
Fornire notizie difficili tramite e-mail o telefono è allettante, ma incontrarsi di persona (o via Skype o FaceTime) è più efficace, afferma Hauser. Ti permette di leggere reciprocamente i segnali non verbali e l'intenzione emotiva. "Essere faccia a faccia è l'unico modo per garantire che l'altra persona possa percepire la tua compassione", afferma Hauser. Inoltre, se non riesci a vedere il tuo dipendente, sarà più difficile discernere se sono arrabbiati o anche prestando attenzione a ciò che stai dicendo. "Siediti dritto e mantieni il contatto visivo, non importa quanto possa essere difficile", afferma Hauser.

Avere un piano di follow-up.
Chiudi la conversazione con una discussione sui passaggi successivi. Chiedi come puoi essere utile e decidi insieme quando parlare di nuovo (giorni, settimane o mesi dopo, a seconda del problema). Quindi fai il check-in dopo un giorno o due per vedere come si sente l'altra persona. È naturale che il destinatario del feedback si allontani un po 'ferito dalla conversazione, anche se è stata produttiva, afferma Porter. "Devi dare alle persone il tempo di elaborare", afferma Billimoria. "La chiave per relazioni forti sta tornando indietro." Quando lo fai, guadagnerai fiducia, il che renderà più semplice la condivisione dei feedback la prossima volta.

Ricorda di dare anche molti elogi.
Trasmetti feedback positivi come parte della tua routine, non limitarti a fare conversazioni spiacevoli. Il punto non è semplicemente placare le persone o dare a tutti un trofeo; il feedback positivo è uno strumento di sviluppo professionale. Prima di tutto, è costruttivo: è utile che le persone sappiano cosa stanno facendo bene in modo che possano continuare a farlo. In secondo luogo, aiuta a creare una cultura più aperta e tollerante nei confronti del feedback, afferma Porter. Sii specifico anche qui. Dì "Mi piace molto il modo in cui hai gestito la sfida" o "Apprezzo che tu abbia parlato con altri dipartimenti per ottenere il loro buy-in". E dillo spesso. "Per ogni critica, dovresti dare almeno cinque elogi", afferma Hauser. "Questo porta le persone in un luogo in cui bramano il feedback."